Gestión Documental
La gestión documental es un medio para compartir, distribuir y gestionar la documentación de una organización en formato digital, contribuyendo así a:
- Mejorar la gestión de la información y del conocimiento
- Automatizar procesos
- Reducir costes
- El documento es todo aquello que soporta la información y el conocimiento de la empresa.
- Por lo tanto, la gestión documental representa una oportunidad para mejorar la productividad de la empresa y reducir costes.
GESTION DOCUMENTAL
Problemática
- El rápido crecimiento de la información que manejan los empleados de las empresas y las muy diversas fuentes de procedencia provocan duplicidades y por tanto falta de optimización de recursos informáticos en el almacenamiento de los documentos por parte de los usuarios.
- Frecuentemente se producen pérdidas de conocimiento e información vital de la empresa por la destrucción arbitraria de documentos y por el deterioro en la manipulación de los mismos en formato papel.
- En las organizaciones conviven soportes y formatos de documentos muy variados (email, Office, papel, fax, imágenes…) que limitan la eficacia de las herramientas de búsqueda cuando existen y ralentizan el tratamiento de la información que incluye a menudo procesos manuales.
- Los empleados se encuentran con dificultades para trabajar de forma colaborativa sobre los documentos debido a que sus sistemas de clasificación y archivo no son los apropiados.
- En la mayoría de los casos no se implantan las adecuadas medidas de seguridad en el acceso y almacenamiento de los documentos, incumpliendo la normativa legal en materia de protección de datos y conservación de la información.
Nuestras Soluciones
- Nuestras Soluciones reducen el tiempo dedicado a la búsqueda y localización de todo tipo de documentos archivados, gracias a la centralización de su base de datos en un servidor al que se accede a través del navegador del PC del usuario.
- Un sistema de gestión documental genera ahorros en los procesos de tratamiento y almacenamiento de documentos, en la búsqueda de información y en el consumo de material de oficina. ( papel, tóner, fotocopias, …).
- Además la implantación de Nuestras Soluciones contribuyen a optimizar los recursos informáticos y de sistemas de información, gracias a la organización racional de los documentos de acuerdo a criterios corporativos y operativos de la empresa.
- La tecnología web facilita el acceso simultaneo de usuarios desde lugares distintos a documentos compartidos, incrementando la productividad de los equipos de trabajo colaborativo.
- Con Nuestras Soluciones sus documentos están más seguros, porque evita la manipulación, deterioro y pérdida de los mismos. También facilita la implantación de medidas técnicas de seguridad en los sistemas de información mediante la utilización de backups, copias en remoto, etc.
- Elimina las tareas monótonas y repetitivas dotando de mayor rapidez y agilidad los procesos y prestando mejor servicio a colaboradores y clientes.
- Mejora la imagen corporativa interna y externa por la utilización de tecnología avanzada que además contribuye a la conservación del medio ambiente al reducir significativamente el consumo de papel.
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